Quando si pianifica l’implementazione di un sistema LIMS, l’integrazione della strumentazione di laboratorio figura quasi sempre tra i requisiti ma la relativa implementazione viene spesso relegata tra le ultime fasi esecutive del progetto, se non addirittura a dopo il go-live, privilegiando nella lista delle priorità l’analisi dei flussi, la configurazione del ciclo di vita del campione, la reportistica e l’imprescindibile training degli utenti. In fondo, un sistema LIMS può essere messo in produzione anche effettuando l’acquisizione e l’inserimento dei risultati analitici in forma totalmente manuale. Eppure, l’interfacciamento con gli strumenti è un’area applicativa che se ben orchestrata può incidere in maniera significativa sulla produttività e redditività del laboratorio.

Ne parliamo in questa intervista gentilmente concessaci da Daniele Nasci, responsabile del laboratorio di Sasso Marconi del Gruppo Hera, una delle più grandi multi-utility italiane operante nell’erogazione di servizi ambientali, idrici ed energetici, nata nel 2002 dall’unione di undici aziende di servizi pubblici dell’Emilia Romagna. Il Gruppo Hera è quotato in Borsa Italiana, occupa quasi 7000 dipendenti e ha realizzato nel 2010 un fatturato di 3,7 miliardi di euro.

Daniele Nasci, ci può descrivere brevemente l’evoluzione del ruolo del laboratorio in Hera?

Il laboratorio è un settore che è sempre stato presente in azienda dal momento della nascita della holding e che negli ultimi dieci anni ha assunto particolare rilevanza fino a diventare una unità operativa fondamentale per assicurare il controllo completo del servizio erogato da Hera ai propri Clienti.

Quanti laboratori avete e quale area geografica ricoprite?

I laboratori sono tre, sono specializzati per matrice analizzata e sono localizzati nei seguenti siti:

  • Sasso Marconi (BO) per la matrice acque e microbiologia
  • Forli’ per i rifiuti solidi , i micro-inquinanti e le emissioni in atmosfera
  • Ravenna per i rifiuti liquidi pericolosi

I campioni provengono da un’area che ricopre circa i 2/3 della regione Emilia Romagna ed in particolare delle province di Bologna, Modena, Ferrara, Ravenna , Forli’, Cesena e Rimini.

Da quanti anni utilizzate un software di gestione dati di laboratorio e quali sono, secondo lei, i vantaggi di tale sistema?

Utilizziamo un sistema LIMS dal 1991 quando implementammo la versione 4.0.16 di SQLLIMS (successivamente migrato a una delle più recenti versioni del prodotto). I vantaggi nell’utilizzo di SQLLIMS sono numerosissimi. Posso elencare brevemente quelli che per noi sono fondamentali quali: la velocizzazione delle attività di gestione e archiviazione elettronica dei dati e la semplificazione dell’accesso alle informazioni da parte dei nostri clienti. Nel nostro caso specifico il sistema LIMS è centralizzato per i tre laboratori e tutti i nostri clienti possono consultare gli esiti analitici in tempo reale e ricevere avvisi via mail a fronte di eventuali risultati che eccedano i limiti di specifica.

Quali sono le motivazioni che vi hanno portato ad interfacciare la strumentazione di laboratorio direttamente con il software di gestione dei dati?

Nel solo laboratorio di Sasso Marconi si eseguono circa 500.000 determinazioni all’anno cosa che, prima di implementare l’acquisizione automatica dagli strumenti, comportava un’impegno in termini di tempo operatore di 2 addetti equivalenti solo per l’attività di inserimento dati nel LIMS. Oggi, dopo l’interfacciamento con SQLLIMS di tutte le principali tecniche analitiche automatizzate, abbiamo notevolmente ridotto questo impegno recuperando e riallocando buona parte delle risorse ad attività più produttive con ovvie e positive ricadute economiche. Un altro aspetto non trascurabile è la riduzione degli errori di lettura e trascrizione dei risultati con conseguente riduzione delle contestazioni e delle rianalisi nonché velocizzazione dei tempi di chiusura dei campioni .

Quanti e quali tipologie di strumenti sono ad oggi interfacciati?

Attualmente la strumentazione con interfaccia LIMS riguarda le principali tecniche analitiche quali ICP, GC, GC-MS, CI, TOC, analizzatori discreti e tecniche elettrometriche per la determinazione dei principali parametri chimico-fisici .

Può descriverci brevemente il flusso dati con e senza interfaccia tra lo strumento ed il software LIMS?

Senza un’interfaccia con il LIMS l’operatore inserisce i valori analitici in modo manuale per singolo campione o per “griglia”, cioè per gruppo di campioni o parametri, trascrivendo in SQLLIMS il dato dal report prodotto dal software gestionale dell’apparecchiatura. Con il sistema di interfaccia questa operazione avviene in automatico e l’operatore verifica esclusivamente che i controlli di qualità inseriti nei batch analitici siano all’interno dei range di accettabilità e che non se vi siano campioni da rianalizzare a diverse diluizioni. Se tutto risulta conforme, l’operatore si limita a dare il consenso al trasferimento dei risultati .

Quali sono stati i fattori considerati chiave dal punto di vista economico?

Principalmente la riduzione dei tempi operatore dedicati all’inserimento dati, l’eliminazione delle notifiche anticipate per eventuali risultati fuori limite e la riduzione dei reclami per errori di trascrizione.

Alla luce della vostra esperienza quali ritiene possano essere gli sviluppi futuri?

Per gli strumenti  di recente acquisizione oltre al trasferimento dei risultati verso SQLLIMS abbiamo implementato anche la possibilità di definire le liste di lavoro per le apparecchiature in modo da  automatizzare l’assegnazione del progressivo campione e della lista dei parametri da determinare, evitandone la compilazione in fase di accettazione e realizzando una vera e propria interfaccia bidirezionale con la strumentazione. In futuro intendiamo centralizzare in SQLLIMS l’esecuzione automatica di tutti i calcoli ed elaborazioni effettuati sui risultati analitici.

Dove intravedete margini di miglioramento e come pensate che LABVANTAGE possa aiutarvi in questo?

A mio avviso il futuro è sempre più orientato verso l’ informatizzazione dei processi e la progressiva eliminazione di supporti cartacei che nei laboratori dedicati ad analisi ambientali non hanno ancora raggiunto i livelli di eccellenza del settore farmaceutico, per esempio. Pertanto un’eventuale area di sviluppo potrebbe essere l’integrazione in LIMS di un quaderno elettronico di laboratorio (ELN).

Ringraziamo Daniele Nasci e il Gruppo Hera per la cortese disponibilità.

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